Начиная с 08.01.22 все организации в России обязаны вести учет военнообязанных сотрудников по новой форме. Об этом сказано в Инструкции Минобороны 700 от 22.11.21, согласно которой вместо раздела в ранее действовавших личных карточках работников Т-2 вводится отдельная форма 10. Расскажем подробнее, какие меры в связи с данными изменениями следует принять кадровой службе и руководству любого предприятия.
Этап 1. Корректируем внутренние нормативные акты.
В каждой компании функции ведения военного учета возлагаются на определенных работников — военно-учетных специалистов. Для этого издается соответствующий приказ. Такие обязанности могут быть закреплены в распоряжении директора, а также в трудовом договоре или в должностной инструкции.
Локальные документы предприятия, касающиеся организации воинского учета, следует привести в соответствии с новыми правилами. В частности, нужно:
- везде упомянуть Инструкцию 700;
- убрать в текстах все обозначения «Т-2» и поставить вместо них «новая карточка по форме 10».
При этом помните — поручать специалистам разрешается только ту работу, которая перечислена в должностной инструкции и трудовом договоре. Если обязанность вести форму 10 не будет там отражена, наказать сотрудника за отказ делать это или за ошибки в карточке не получится.
Профессиональный совет
Стоит издать приказ с двумя сроками: отдельно по внесению правок в нормативные документы и по замене Т-2 на карточки по форме 10. Это поможет сделать процесс изменений последовательным и эффективнее контролировать его.
Этап 2. Выбираем программу для ведения воинского учета по-новому.
По Инструкции 700 (пункт 32) допускается заполнять карточки по форме 10 как на бумаге, так и в электронном виде. Для работы с цифровой базой данных издается приказ и назначается конкретный специалист.
При небольшом количестве военнообязанных сотрудников вести форму 10 вполне можно в обычных программах типа Word или Excel. Но если таких работников сотни, то придется использовать специализированное ПО, предусматривающее интеграцию с кадровыми базами данных и автоматизацию внесения личной информации о работнике.
Профессиональный совет
Выбрав для ведения воинского учета конкретную программу, важно обучить ответственных сотрудников работе с ней. Так удастся обеспечить единый подход при заполнении карточек.
Этап 3. Заполняем формы 10.
Новая карточка не похожа на применявшуюся ранее Т-2. Все стало проще. Теперь не нужны сведения об аттестации и повышении квалификации, о профессиональной карьере работника и отпусках. Но пока, чтобы заменить старые формы новыми по всем сотрудникам, придется проделать большой объем работы. При сверке данных или проверках деятельности военкоматы уже не принимают сведения из недействующей Т-2.
Для переноса информации можно использовать программу ЭДО, а затем дополнить сведения и распечатать карточки (по Инструкции 700 это разрешено). На сотрудников, которых вы принимаете на работу в этом году, заводите сразу форму 10. Вести ее нужно на бумажном носителе и в цифровом виде.
Профессиональный совет
Дата, до которой карточки по форме 10 нужно заполнить на всех военнообязанных работников, не установлена. Поэтому просто учитывайте свои возможности и сроки планируемой сверки с военкоматом (согласно Инструкции 700, пункту 36, это ежегодная процедура).
Этап 4. Заводим картотеку.
Личные карточки работников должны быть размещены в алфавитном порядке. Картотека разбивается на 4 раздела (Инструкция 700, пункт 34):
- Офицеры.
- Солдаты, матросы и другие рядовые.
- Женщины.
- Призывники.
Важный момент: при численности военнообязанных работников на предприятии, превышающей 500 человек, должен быть сформирован 5 раздел. В него включают сотрудников с мобилизационными предписаниями. Принцип формирования данного раздела может быть установлен военкоматом, причем без учета положений пункта 35 Инструкции 700.
Также для удобства работы в картотеке необходимо отделить формы 10 следующих групп работников:
- у которых место регистрации не совпадает с местом фактического проживания;
- которые поставлены на длительный воинский учет по месту пребывания (3 и более месяцев).
Карточки по снятым с учета изымаются из картотеки и после сверки информации с военкоматом уничтожаются по акту.
Этап 5. Передаем Т-2 в архив.
Уничтожать личные карточки, которые заполнялись до Инструкции 700, не нужно. Новый документ не отменил действие Методических рекомендаций Генштаба РФ, которым до этого регулировалось ведение воинского учета в компаниях. В МР, приложении 7, пункте 5 указано на необходимость передачи форм Т-2 в архив. При нарушении данных правил руководителю организации грозят санкции по КоАП, статье 13.20.
Но карточки по форме 10, заполненные на уже уволенных работников, разрешается хранить только до момента сверки с военкоматом. Сразу после этого они уничтожаются по акту. Соответствующий порядок прописан для новых карточек в Инструкции 700, пункте 35.