К настоящему времени организация приема персонала на работу в компаниях существенно изменилась. Два последних года ознаменовались несколькими нововведениями в кадровом деле. Так, многие фирмы начали активно использовать электронный документооборот. Теперь согласование значительной части документов происходит удаленно. Бумажная трудовая книжка есть уже далеко не у каждого сотрудника. Кадровикам больше необязательно вести личные карточки и официально знакомить персонал с записями в них. Отменено и требование, по которому для приема на работу нужно было издавать специальный приказ. Сегодня с сотрудником просто подписывается договор.
Как поменялось кадровое дело к 2023 году?
Согласно постановлению правления Пенсионного фонда России 730п от 25.12.19, сотрудникам заводят электронные трудовые книжки. До 2021 года работникам отводилось время на принятие решение — перейти на электронный вариант или все-таки оставить бумажный (об этом сказано в федеральном законе 439 от 16.12.19, статье 2). В результате в 2023 году привычная бумажная книжка есть не у всех.
Благодаря активному процессу цифровизации бумажный документооборот стал вытесняться из кадрового делопроизводства. Приказом Минтруда 320н от 19.05.21 с сентября 2021 года отменили ведение формы Т-2 (или аналога, установленного ГОСТ Р 7.0.97-2016). А с 22.11.21 для приема нового сотрудника перестали издавать приказ руководителя компании (Трудовой кодекс РФ, статья 68).
Сокращена и вся процедура приема работников (ТК, статьи 65, 66.1 и 68), в которую теперь входит только:
- получение документов (в том числе бумажной трудовой или формы СТД-Р);
- ознакомление принятого сотрудника с локальными актами — положениями о персональных данных, охране и оплате труда, ПВТР, коллективным договором и другими (ТК, статьи 8, 22, 86, 134-135, 212);
- подписание трудового договора;
- заполнение бумажной трудовой книжки, отправка отчета СЗВ-ТД в ПФ (при ведении только электронной книжки достаточно отчета).
Если фирма внедрила электронный документооборот, то все кадровые действия (например, прием документов от сотрудника, ознакомление с внутренними положениями, заключение договора) допускается проводить тоже в цифровом формате (ТК, статьи 22.1, 22.3). Предусмотрены и исключения — это документы, где поставлены «живые» подписи, например, акты о прохождении инструктажа по охране труда, производственной травме, бумажная трудовая.
Имейте ввиду! Приказы о приеме на работу и личные карточки не запрещены. При необходимости их можно вести, как и раньше или в упрощенном порядке. В частности, если вам удобно, вносите записи в личные карточки, но сообщать об этом сотрудникам, тем более под подпись, необязательно.
Важный момент! Согласие или отказ от сверхурочной работы можно заполнять по образцу, но при этом исключительно собственноручно. Это акт волеизъявления и должен быть составлен сотрудником лично.
Какие документы нужны при приеме на работу?
Согласно статье 65 ТК, новый сотрудник должен предоставить:
- удостоверение личности — паспорт или справку на время его оформления, свидетельство о рождении и т. п.;
- трудовую книжку (при наличии бумажной) или выписку СТД-Р, если выбран электронный способ ее ведения (приказ Минтруда 23н от 20.01.20);
- СНИЛС (при первом трудоустройстве можно не требовать).
Ничего сверх перечня, указанного в законе, предъявлять не нужно.
Обратите внимание: в коммерческих организациях заявление о приеме на работу было необязательным документом и ранее. Фактически не произошло никаких изменений и в условиях трудового договора, включая порядок прохождения испытательного срока (ТК, статьи 57, 70).
Нюансы заполнения трудовой книжки и формы СЗВ-ТД при отсутствии приказа о приеме на работу
Итак, процедура приема нового сотрудника проведена полностью и в соответствии с действующими правилами. Все документы от работника получены, ознакомление с локальными актами оформлено как положено, трудовой договор заключен. Учтена возможность не выпускать приказ о приеме конкретного сотрудника на работу, а также не заводить на него личную карточку.
Однако на практике кадровики сразу сталкиваются с рядом вопросов. Не всем понятно, что указывать при заполнении бумажной трудовой книжки и формы СЗВ-ТД в качестве основания. Дело в том, что данные документы изначально предусматривали проставление реквизитов соответствующего приказа, но теперь во многих компаниях издавать такие перестали.
Необходимо действовать следующим образом:
- СЗВ-ТД.
Порядок прописан в ПП ПФ 730п от 25.12.19, приложении 2, части 2, разделе 2.4, пункте 2.5.7. Согласно этому нормативному акту, в графе «основание» раздела «Наименование документа» предлагается проставлять номер и дату распоряжения, приказа или иного решения (документа) работодателя. Это значит, что нужно указывать реквизиты трудового договора с соответствующим работником (ТК, статья 68).
- Бумажная трудовая книжка.
И здесь ситуация аналогична. Начиная с 01.09.21 основанием для записи о приеме на работу признается приказ либо другой документ, по которому сотрудник принимается на работу в компанию (приказ Минтруда 320н от 19.05.21, приложение 2, раздел 3, пункт 10). В рассматриваемом случае там, скорее всего, тоже будут проставлены реквизиты трудового договора с новым работником (ТК, статья 68).
Порядок выдачи копий личной карточки и приказа
Уволенный работник вправе запросить у компании копии документов, которые связаны с его трудовой деятельностью (ТК, статья 62). Фирма обязана оформить и предоставить ему эти бумаги. В перечне для возможной выдачи до сих пор значится приказ о приеме сотрудника на работу. Список незакрытый, поэтому может включать и личную карточку работника.
На первый взгляд кажется, что в законодательстве есть противоречие — ведь нельзя сделать и предоставить копии тех документов, которые по текущим правилам фактически не составлялись. Оригиналов, с которых можно снять копию, просто нет.
Но на самом деле все верно.
Мы уже сказали, что и приказ о приеме работника, и личную карточку оформлять больше необязательно. Но до осени 2021 года правила были другими. Указанные документы издавались и заполнялись на каждого сотрудника и всеми компаниями. То есть у большинства ранее принятых работников они есть. Уничтожать их не разрешено. Такие документы хранятся очень долго. В перечне Росархива, разделе 2, главе 8, части 8.1, пунктах 434, 444, утвержденном приказом 236 от 20.12.19, для них фигурируют сроки от 50 до 75 лет.
Таким образом противоречия нет, оригиналы приказов и личных карточек официально существуют, просто не по всем работникам. И если поступил запрос, по ним следует оформлять и выдавать копии. При получении аналогичного обращения от работника, по которому кадровое делопроизводство уже велось по новым правилам, необходимо сообщить ему об отсутствии требуемых документов и, соответственно, их копий. Ответ и разъяснения лучше дать в письменной форме.
Обратите внимание: копии документов должны быть выданы в течение 3 рабочих дней после поступления заявления от работника (ТК, статья 62, часть 1).