10 минут 285
Юрист центра юридических услуг «Аккорд»

ОФОРМЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С КОНТРАГЕНТАМИ

Логотип компании
4-Й Верхний Михайловский проезд, дом 6, корпус 1, помещение 1, офис 4, Москва, 115419
Телефон: +7 929 649 25 67 Телефон: +7 495 664 69 69 Телефон: +7 495 958 18 63
Как оформить электронный документооборот? Юридическая компания «АККОРД» предоставляет актуальную информацию. Наш телефон в Москве📞 8 (495) 664-69-69

После ковидных ограничений люди все чаще стали использовать электронные файловые обменники. К тому же, теперь не всегда требуется ручная подпись на бумаге, поэтому сам процесс электронного документооборота является очень удобным: он ускоряет и, в том числе, упрощает передачу информации с контрагентами, государственными органами и с внутренними отделами компании. Электронным документообором можно контролировать расчеты между организациями, которые находятся на удаленных подразделениях.

Рассмотрим подробнее данное новшество.

Кому будет подходить ЭДО?

Особенно актуально это будет для крупных предприятий. Это поможет снизить различного вида издержки, уменьшить риски потери документов, ошибок, штрафов от регистрирующего органа. Однако не стоит упускать из вида малый и средний бизнес, поскольку ЭДО также позволит им ускорить процесс выставления документов, произведения выплат день в день

Какая процедура перехода на ЭДО?

  1. Во-первых, Вы обязаны оценить ситуацию в компании, т.е. понять, что изменить в обыденном процессе.
  2. Во-вторых, подготовить сотрудников на переход к ЭДО путем составления плана, оценки плюсов и минусов.
  3. В-третьих, выстроить регламент работы, т.е. это касается оформление внутренних документов для перехода – приказ на переход.
  4. В-четвертых, проведение инструктажа сотрудников, разработка инструкций, справочников к руководству.
  5. В-пятых, само внедрение ЭДО.

Какие внутренние документы будут необходимы?

Базовый «набор» документов таков:

  • Сам приказ о внедрении ЭДО;
  • Положение о переходе на ЭДО;
  • Справочники, инструктажи по работе с ЭДО;
  • Можете также подготовить письма, соглашения для контрагентов, в которых Вы уведомляете их о том, что был произведен переход на ЭДО.

Каков сам механизм работы ЭДО?

  • Первым действием идет: отправитель создает документ, подписывает его своей ЭЦП:
  • Вторым действием: отправитель направляет это письмо контрагенту. Но, если второе лицо не пользуется ЭДО, то он получит приглашение на электронную почту, чтобы произвести регистрацию;
  • Третьим действием: контрагент получает документ и ставит на нем свою ЭЦП или же отклоняет с указанием причины;
  • Четвертым действием: отправитель получает документ.

При наличии опечаток и внесение корректировок – документ исправляют или составляют новый.

Как обеспечить безопасность ЭДО?

  1. Еще на первых этапах введения ЭДО стоит подумать об укреплении безопасности. Например, можно создать шифрование файлов, двухфазную систему аутентификации, ролевой доступ, т.е. каждый сотрудник имеет возможность вносить корректировки, согласно своим полномочиям. В любом случае, уже на начальном этапе у современных платформ есть базовая защита документов.
  2. Компания может включить дополнительные меры по защите путем применения различных систем управления, позволяющие контролировать файлы.
  3. Как ни странно, но утечка информации из компании, по большей части, происходит из-за сотрудников, поэтому создание внутренних правил – преимущество.
  4. Поскольку никто гарантий Вам дать не может, соблюдайте общие правила защиты, поскольку комплекс, произведенных мер в компании – не всегда успех, ибо ответственность возложена и на IT-службы. На наш взгляд, необходимо также использование VPN, антивирусники, шифрование каналов.
  5. Компания, решая вопрос безопасности, создает также отдел безопасности, путем найма специалистов, отвечающих за информационную безопасность.

Можно ли комбинировать бумажный документооборот и ЭДО?

Да, поскольку в любом случае, за один раз перейти на электронные документы не получиться, и Вам придется хранить бумажные варианты в том числе. В системе также можно крепить сканы бумажных вариантов, а система уже создаст QR-код для быстрого доступа.

Доверенность на подписание в ЭДО

В системах ЭДО чаще всего используют квалифицированную электронную подпись, ее также используют для конкретного человека, например, для руководителя. Если же руководящее лицо делегирует другому лицу возможность подписания документов – необходимо оформить и электронную подпись, и доверенность.

Кроме того, в скором времени будет введена машиночитаемая доверенность, и это будет является обязательным. Предположительно такой формат доверенности будет создаваться в формате XML с поддержкой XMLDSIG и подписываться квалифицированной электронной подписью. Также она может иметь и PDF формат. В машиночитаемой доверенности будет указываться: дата и срок ее действия, идентификатор полномочия.

Поделиться

Комментарии (0)

Добавление комментариев закрыто.
Свяжитесь с нами
Нажимая на кнопку "Отправить" вы даете согласие на обработку персональных данных.

Юридическая компания «АККОРД»

4-Й Верхний Михайловский проезд, дом 6, корпус 1, помещение 1, офис 4

Москва

115419

Россия

+7 929 649 25 67

+7 495 664 69 69

+7 495 958 18 63

info@юкаккорд.рф

ОФОРМЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С КОНТРАГЕНТАМИ

Как оформить электронный документооборот? Юридическая компания «АККОРД» предоставляет актуальную информацию. Наш телефон в Москве📞 8 (495) 664-69-69

После ковидных ограничений люди все чаще стали использовать электронные файловые обменники. К тому же, теперь не всегда требуется ручная подпись на бумаге, поэтому сам процесс электронного документооборота является очень удобным: он ускоряет и, в том числе, упрощает передачу информации с контрагентами, государственными органами и с внутренними отделами компании. Электронным документообором можно контролировать расчеты между организациями, которые находятся на удаленных подразделениях.

Рассмотрим подробнее данное новшество.

Кому будет подходить ЭДО?

Особенно актуально это будет для крупных предприятий. Это поможет снизить различного вида издержки, уменьшить риски потери документов, ошибок, штрафов от регистрирующего органа. Однако не стоит упускать из вида малый и средний бизнес, поскольку ЭДО также позволит им ускорить процесс выставления документов, произведения выплат день в день

Какая процедура перехода на ЭДО?

  1. Во-первых, Вы обязаны оценить ситуацию в компании, т.е. понять, что изменить в обыденном процессе.
  2. Во-вторых, подготовить сотрудников на переход к ЭДО путем составления плана, оценки плюсов и минусов.
  3. В-третьих, выстроить регламент работы, т.е. это касается оформление внутренних документов для перехода – приказ на переход.
  4. В-четвертых, проведение инструктажа сотрудников, разработка инструкций, справочников к руководству.
  5. В-пятых, само внедрение ЭДО.

Какие внутренние документы будут необходимы?

Базовый «набор» документов таков:

Каков сам механизм работы ЭДО?

При наличии опечаток и внесение корректировок – документ исправляют или составляют новый.

Как обеспечить безопасность ЭДО?

  1. Еще на первых этапах введения ЭДО стоит подумать об укреплении безопасности. Например, можно создать шифрование файлов, двухфазную систему аутентификации, ролевой доступ, т.е. каждый сотрудник имеет возможность вносить корректировки, согласно своим полномочиям. В любом случае, уже на начальном этапе у современных платформ есть базовая защита документов.
  2. Компания может включить дополнительные меры по защите путем применения различных систем управления, позволяющие контролировать файлы.
  3. Как ни странно, но утечка информации из компании, по большей части, происходит из-за сотрудников, поэтому создание внутренних правил – преимущество.
  4. Поскольку никто гарантий Вам дать не может, соблюдайте общие правила защиты, поскольку комплекс, произведенных мер в компании – не всегда успех, ибо ответственность возложена и на IT-службы. На наш взгляд, необходимо также использование VPN, антивирусники, шифрование каналов.
  5. Компания, решая вопрос безопасности, создает также отдел безопасности, путем найма специалистов, отвечающих за информационную безопасность.

Можно ли комбинировать бумажный документооборот и ЭДО?

Да, поскольку в любом случае, за один раз перейти на электронные документы не получиться, и Вам придется хранить бумажные варианты в том числе. В системе также можно крепить сканы бумажных вариантов, а система уже создаст QR-код для быстрого доступа.

Доверенность на подписание в ЭДО

В системах ЭДО чаще всего используют квалифицированную электронную подпись, ее также используют для конкретного человека, например, для руководителя. Если же руководящее лицо делегирует другому лицу возможность подписания документов – необходимо оформить и электронную подпись, и доверенность.

Кроме того, в скором времени будет введена машиночитаемая доверенность, и это будет является обязательным. Предположительно такой формат доверенности будет создаваться в формате XML с поддержкой XMLDSIG и подписываться квалифицированной электронной подписью. Также она может иметь и PDF формат. В машиночитаемой доверенности будет указываться: дата и срок ее действия, идентификатор полномочия.