Разъездной характер работы: в каких случаях такой режим выгоден работодателю

Работа многих сотрудников связана с разъездами. Речь идет не только об экспедиторах и курьерах, но и о страховых агентах, инженерах, менеджерах по продажам на выезде и другом персонале. Перечень таких работников и порядок выполнения служебных обязанностей отражаются в соглашениях, локальных нормативных актах и трудовых договорах (ст. 8, 22, 57, 168.1 ТК РФ).

Разъездная работа не предоставляет гражданам дополнительных гарантий, кроме возможных надбавок и компенсации расходов на дорогу, проживание и питание. Однако такая деятельность дает очевидные преимущества предприятиям. Для выполнения разъездной работы фактически отсутствуют какие-либо ограничения. Нужно готовить меньше документов, чем для командировок.

Как оформляется разъездная работа

В законе нет определения такой деятельности, но она упоминается в ст. 166, 168.1 ТК РФ:

• считается постоянной;
• имеет социальные гарантии;
• осуществляется во время служебных поездок;
• не относится к командировке.

Важно знать! Разъездной считается работа, при которой граждане выполняют свои обязанности за пределами местонахождения предприятия (Письмо Роструда № 4209-ТЗ от 12.12.2013 г.).

Согласно нормам ТК РФ, это особый режим деятельности сотрудника, установленный:

1. Коллективным соглашением или локальными нормативными актами, например положением о разъездном виде работы. Документы определяют функциональные обязанности, содержат список профессий и должностей для такой деятельности, порядок ее осуществления, оплачиваемые расходы и т. д. (ст. 168.1 ТК РФ).
2. Трудовым договором — условие о подобной занятости является обязательным (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, разъездная работа выполняется постоянно, а не по разовому поручению, как это предусмотрено для командировок. Любые служебные поездки должны иметь основание, цель и итог. Для этого составляются путевые и маршрутные листы, реже — издаются отдельные приказы и подготавливаются отчеты.

Разъездная деятельность, как правило, осуществляется на определенной территории и предполагает выполнение заданного объема работ. Если она выходит за пределы установленного района, то признается служебной командировкой.

Важно знать! Разъездной характер работы обязательно отражается в трудовом соглашении (ст. 57 ТК РФ). То есть такой вид деятельности предусматривается уже на стадии заключения договора на основании внутренних нормативных актов организации (ст. 168.1 ТК РФ).

Оплата

Заработная плата начисляется сотрудникам по общим правилам (гл. 21 ТК РФ). Возможно получение определенных надбавок за подобный характер выполнения служебных обязанностей. Выплаты подлежат налогообложению, с них перечисляются взносы в НДФЛ, соцстрах и другие фонды, как и с основного оклада (ст. 217 и 422 НК РФ).

При разъездной работе компенсируются расходы на проезд, жилье, питание, а также другие траты, которые сотрудник совершает с ведома или разрешения руководства компании в процессе выполнения функциональных обязанностей (ст. 168.1 ТК РФ).

При установлении надбавок нужно руководствоваться:

1. Отраслевыми соглашениями.
2. Списком должностей, профессий и категорий сотрудников автомобильного и речного транспорта, которым положены такие выплаты в связи с постоянной деятельностью в пути, разъездным характером службы, а также при регулярных поездках в пределах установленной территории (утвержден Постановлением Совмина РСФСР № 579/78 г.).
3. Положением о начислении надбавок в связи с подвижной и разъездной работой в строительстве (Постановление Госкомтруда СССР Секретариата ЦСПС № 169/10-87 от 01.06.89 г.).

Надбавка не компенсирует такую деятельность и не возмещает траты, связанные со служебной поездкой. Подобные выплаты положены сотруднику отдельно по расходам, которые он понес во время выполнения работы и подтвердил согласно нормам закона и внутренним документам компании — например, чеками, договором о найме жилья, путевым листом и т. д. (ст. 8, 22, 168.1 ТК РФ). Компенсация не облагается налогами и другими взносами, что подтверждается НК РФ и прочими нормативными актами.

Во время служебной поездки сотруднику, как правило, полагаются суточные. Это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием за пределами ПМЖ (Решение ВС РФ № ГКПИ05-147/2005 г., Письмо Минфина № 03-03-07/40892 от 16.07.2015 г.).

Суточные требуют обоснования для налогообложения и перечисления взносов. У сотрудника должны быть кадровые документы, подтверждающие выездной характер работы, например локальные акты (ст. 164, 168.1 ТК, решение ВС № ГКПИ05-14 от 04.03.2005 г., письма Минтруда № 17-3/В-641/2015 г. и Минфина № 03-15-06/67364/2018 г. № 03-04-06/107247/2020 г.).

Совет: чтобы освободить компенсацию за разъездной характер работы от уплаты налогов и взносов и признать ее обоснованными тратами, нужно правильно оформить все кадровые документы. Следует подробно описать вид деятельности, должность, особенности труда и порядок выполнения служебных обязанностей, а также отразить перечень расходов (Письмо Минфина № 03-15-06/64487/2019 г.).

Порядок действий при организации выездной работ

1. Прописать в соглашении, коллективном договоре или внутреннем акте предприятия (например, в положении о служебных поездках) список работ, профессий и должностей, имеющих разъездной характер. Также нужно указать формы первичных документов — путевые и маршрутные листы, задание-наряд, журнал контроля поездок и т. д. Дополнительно следует описать порядок действий, в частности, по подготовке бумаг для направления в поездку, ознакомлению с ними сотрудников, оформлению отчетности со сроками, списками расходов и их размерами.
2. Отразить такой характер работы и условия ее выполнения в трудовом соглашении. Там может указываться территория, в пределах которой сотрудник ведет свою деятельность.
3. Оформить документ-основание, упомянутый в первом пункте. Как правило, это маршрутный лист или приказ о служебной поездке (однократный, на определенный период или несколько выездов). Он сопровождается заданием-нарядом (в зависимости от рабочих документов и порядка, установленного компанией).
4. Выплатить аванс на суточные и прочие планируемые расходы, если это предусмотрено правилами выполнения работы и отражено в приказе или других внутренних документах.
5. Получить заполненные бумаги, подтверждающие траты во время служебной поездки. Речь идет о путевом листе, отчете о работе, товарных чеках (питание, заправка топливом, оплата парковки), договорах на проживание и других квитанциях.

Также нужно произвести окончательный расчет на основании документов, подтверждающих факт служебной поездки и понесенные расходы.