В 2020 году всем работникам предоставили право определить: нужна ли им стандартная бумажная трудовая книжка и стоит ли еще заводить электронную. С 2021 года в зависимости от принятого решения работодатели гарантируют одновременное ведение и того, и другого варианта или только электронной формы документа (Трудовой кодекс РФ, статьи 66, 66.1).
До ноября 2020 года предприятия были обязаны уведомить персонал о необходимости сделать соответствующий выбор (Федеральный закон 439, статья 2, часть 1, Постановление Правительства 887). Но даже сейчас не все работники подали заявления, из-за чего предприятия опасаются штрафов.
Пока параллельно действуют бумажная трудовая и электронная. Но у кадровиков возникает множество сомнений. Например:
- Обязан ли сотрудник сообщать о предпочитаемом способе ведения трудовой или это просто его право?
- Если никакого обращения от работника нет, не грозит ли это санкциями?
- Допускается ли переход с одной формы документа на другую и обратно?
- Как правильно составить заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки?
Права, обязательства и ответственность при выборе формы ведения трудовой книжки
Решение о способе ведения данного документа можно было принять до конца 2020 года. Но в законодательстве указано, что для этого работник до установленной даты «подает» соответствующее заявление (439-ФЗ, статья 2, часть 2). Отсюда вывод: дано именно право выбора, а обязанность четко не прописана.
Также не предусмотрена в законе и ответственность за то, что работник не предоставил такого заявления. Но по мнению специалистов Минтруда, на подобных сотрудников реально наложить дисциплинарное взыскание. Однако, как наказывать, опять не уточняется (письмо Минтруда от 12.02.21, ТК, статья 192). Кроме того, необходимо помнить, что привлечение работников к дисциплинарной ответственности допускается только в течение месяца с момента обнаружения проступка и не позже 6 месяцев после его совершения (ТК, статья 193, части 3, 4). Очевидно, что в случае с выбором способа ведения трудовой книжки сроки истекли. Прошло уже больше 2 лет, как работнику нужно было подать заявление (439-ФЗ, статья 2, часть 2).
Штраф точно грозит организациям, которые не уведомили персонал о необходимости выбора формы трудовой до ноября 2020 года (КоАП РФ, статья 5.27, 439-ФЗ, статья 2, часть 1, ПП 887). Других особых разъяснений по данному вопросу нет как в законодательстве, так и в судебной практике.
Заявление от работника не получено: как поступить кадровику?
Исходя из вышеизложенного решение по форме трудовой книжки – не обязанность, а скорее добровольное волеизъявление и право работника. Это значит, что компаниям не нужно срочно требовать у сотрудников этот документ, в том числе и в 2023 году.
Не стоит усердствовать и пугать работника санкциями. Не надо и фактически привлекать его в ответственности. Новые нормы введены в законодательство совсем недавно и требуют осмысления и адаптации. Тем более суды и ГИТ чаще всего встают в спорах на сторону работников. Чтобы случайно не превысить свои полномочия, постарайтесь обсудить и разрешить ситуацию мирно.
Если найти общий язык с работником не удается, не принимайте никаких мер. Нельзя наказать работодателя за то, то его сотрудник не намерен делать предусмотренный выбор. Работник не подает заявление? Это все равно не будет отнесено к неполным сведениям в форме СЗВ-ТД (ТК, статья 661, Постановление Правительства 730п от 25.12.19). Это признается данными, которыми предприятие пока не располагает. Со своей стороны продолжайте делать то, что положено по закону, в том числе исправно подавайте информацию для электронной книжки. А позднее, когда работник примет окончательное решение, позвольте ему подать заявление.
Правила перехода на электронную трудовую книжку
До сих пор считается, что с 2021 года использовать вместо бумажной электронную форму трудовой книжки разрешили только определенным категориям работников. Они указаны в ТК, статье 66.1, 439-ФЗ, статье 2, части 6:
- безработные на конец 2020 года, но ранее имевшие работу по трудовому договору;
- отстраненные от работы;
- находившиеся в длительном отпуске или на больничном.
Указанные работники вправе выбирать способ ведения трудовой книжки и сегодня.
Но специалисты Пенсионного фонда уточнили, что переход на электронную трудовую доступен для любых работников, даже не относящихся к приведенному перечню (письмо ПФ от 26.02.21). Кадровики могут принять от них заявление об использовании только электронной формы трудовой книжки. В таком случае в бумажной трудовой соответствующего сотрудника вносится запись о переходе, затем книжка выдается работнику на руки, а в ПФ направляется форма СЗВ-ТД (ТК, статья 66.1, ПП 730п).
При этом с 2021 года работодатели не обязаны принимать заявления о выборе бумажной трудовой, если их подают работники не из перечня (письмо ПФ от 26.02.21). Но в итоге будет вестись именно бумажный вариант трудовой, пока, возможно, сотрудник официально не выберет электронную форму (ТК, статьи 66, 66.1, письмо Минтруда от 12.02.21).
Важно! В настоящее время работодатели обязаны уведомлять о возможности выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой только работников, входящих в перечень (ТК, статья 66.1). Другие сотрудники или уже были проинформированы до ноября 2020 года согласно ранее введенным требованиям, или сделали выбор по прежнему месту трудоустройства, где работали с 2021 года (ПП 887).
Имейте ввиду: при подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку вернуться обратно на бумажный вариант уже не получится.