Разберемся, что представляет собой личная карточка работника Т-2 и обязательно ли работодателям продолжать оформлять ее в 2022 году. Подробно покажем, как правильно заполнять такую форму, если Вы все-таки намерены вести ее и дальше, а также как грамотно оформить отказ от данной работы.
Что это такое?
Под личной карточкой работника подразумевается кадровый документ, в котором аккумулируются все сведения о соответствующем сотруднике предприятия. Для него специально разработана форма Т-2 (утверждена распоряжением Росстата).
Личная карточка содержит следующую информацию:
- персональные данные конкретного работника;
- полные сведения о любых кадровых изменениях и перемещениях внутри компании, включая назначения на новые должности, прохождение профессиональной переподготовки, карьерный рост и иную информацию, прямо касающуюся работы специалиста на данном предприятия.
Хотя существует официальная форма Росстата, с 2013 года всем работодателям дали право вносить в нее необходимые корректировки: удалять некоторые лишние блоки, добавлять собственные пункты, делать другие изменения, которые кажутся им целесообразными. Причем допускается не просто менять что-то в имеющемся утвержденном документе, но и разрабатывать полностью свой с учетом актуальных запросов и норм.
Законодательное регулирование
Требование о заведении личной карточки работника и использовании для этих целей формы Т-2 содержалось в нескольких нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ 225 от 16.04.03. Определяло порядок оформления трудовых книжек. В пунктах 12, 13 главы II было четко указано, что работодатели должны переносить информацию о работнике из его трудовой книжки в личную карточку. Таким образом, любые кадровые изменения, относящиеся к данному сотруднику, нужно было отражать одновременно и в личной карточке, и в трудовой книжке. Но данное постановление было в итоге отменено в связи с изданием нового — 1250 от 24.07.21.
- Постановление Госкомстата от 05.01.04. В нем описывалось содержание личной карточки работника и приводились некоторые рекомендации по заполнению. Но с 2013 года документ больше не является строго обязательным для исполнения.
- Постановление Правительства РФ 719 от 27.11.06. Им утверждено положение о ведении воинского учета. Детально разбирается соответствующий раздел формы Т-2, который предназначен для учета военнообязанных работников. Организация такого учета также входит в обязанности работодателей.
С 01.09.21 в России действует новый порядок оформления трудовых книжек. В редакции Приказа Минтруда 320н от 19.05.21, заменившей Постановление 225, личные карточки по форме Т-2 больше не упоминаются.
Кроме того, с 08.01.22 для воинского учета сотрудников предписано пользоваться формой 10, которая введена Инструкцией Минобороны России (в редакции Приказа 700 от 22.11.21). С указанного момента заполнение личной карточки Т-2 перестало быть необходимым.
Цели ведения личных карточек работников
1. Систематизация и хранение данных.
По сути, личная карточка — это своеобразное досье, которое оформляется на каждого действующего сотрудника предприятия. В ней собирается и в сжатой форме отображается вся важная информация. Например, в личной карточке можно найти паспортные данные и адрес регистрации, номер диплома и специальность, сведения о семье и даже о владении иностранными языками.
Доступ к информации в личной карточке получают сотрудники отдела кадров. В частности, это может потребоваться для назначения льгот работнику по составу семьи. Иногда она нужна бухгалтерии, так как именно в Т-2 содержатся сведения, позволяющие провести работнику какие-либо дополнительные выплаты. А если в личной карточке занесены данные об особой квалификации специалиста, это может стать основанием для его перевода на более высокую должность или для расширения полномочий и функций.
2. Документирование изменений.
В Т-2 должны отражаться любые важные сведения о сотруднике — дата приема на работу, перевод на другую должность, поощрения и награды. Конечно, каждое такое событие сопровождается пакетом другой документации — приказами, актами, графиками и т. п. Однако только в личной карточке можно увидеть всю совокупность фактов и изменений, имеющих важность для трудовой деятельности и карьеры работника в данной компании. Вся история показана хронологически.
Если хранить информацию в единой форме Т-2, то удастся избежать недоразумений, конфликтов и иных неприятных ситуаций. В случае утери большой объем сведений получится восстановить.
Любое изменение в кадровых данных работник заверяет личной подписью непосредственно в своей личной карточке. Это подтверждает своевременное ознакомление с соответствующими решениями, а также согласие с ними.
3. Ведение отчетности для статистики и анализа.
По сведениям из Т-2 вполне можно судить об объеме и качестве кадровых ресурсов организации. Тщательно изучив имеющиеся данные в личных карточках работников, легко понять, каков уровень квалификации персонала, есть ли значительные продвижения по карьерной лестнице. Такие знания помогут компании развиваться и принимать правильные управленческие решения.
Но ведение Т-2 теперь необязательно. Каждый работодатель самостоятельно оценивает для себя целесообразность дополнительного учета посредством личных карточек сотрудников. Именно такое разъяснение дал Роструд на своем портале «Онлайнинспекция.рф».
Виды личных карточек
Предусмотрены два варианта формы: стандартная Т-2 и особая Т-2ГС (МС), разработанная специально для государственных (муниципальных) служащих. Оба бланка похожи, единственное отличие — в указании в форме для госслужащих стажа работы именно в государственных органах, так как от этого зависит назначение надбавок за выслугу лет, а в дальнейшем — доплат к пенсии.
Как правильно заполнить личную карточку работника?
Приводим пошаговую инструкцию.
1. Шапка формы.
На первой строке указываем полное наименование организации-работодателя, а в ячейке справа — код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Далее проставляем в таблице:
- дату заполнения данной личной карточки;
- табельный номер специалиста (был присвоен еще в ходе приема на работу);
- ИНН и СНИЛС;
- первую букву в фамилии;
- вид работы (временно или постоянно, основная либо по совместительству);
- пол (обозначается одной буквой — М или Ж).
2. Общие сведения.
Наверху вписываем номер и дату трудового договора.
Затем заполняем ФИО конкретного сотрудника, а остальную личную информацию — уже вместе с кодами по соответствующим классификаторам в специальной табличке справа:
- дату рождения (в строке месяц должен быть указан прописью, в графе таблицы — полностью цифрами);
- место рождения (код по Общероссийскому классификатору административно-территориальных образований — ОКАТО);
- гражданство (код по Общероссийскому классификатору информации о населении — ОКИН. Например, при российском гражданстве проставляется 1, при двойном — 2, если это иностранный работник — 3, для лиц без гражданства — 4);
- каким иностранным языком владеет и в какой степени — свободно, читает и способен объясниться, читает и переводит со словарем (код по ОКИН);
- уровень образования (код по ОКИН).
Далее идет таблица, в которой нужно перечислить учебные заведения, полученные специальности, годы окончания, номера дипломов. Дополнительно направление подготовки и профессия приводятся в виде кодов по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) и по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), соответственно.
В раздел «Общие сведения» также попадает информация:
- о стаже работы сотрудника (накопленный на момент оформления личной карточки);
- о семейном положении (с кодом по ОКИН). Можно указать, что работник ранее не был в браке (1), в настоящее время замужем или женат (2), состоит в гражданских отношениях (3), вдова или вдовец (4) или находится в разводе (5);
- о близких родственниках. В отдельную таблицу заносится перечень ФИО родителей, супруга и детей, у каждого отмечается степень родства и год рождения;
- паспортные данные, полные реквизиты прописки и фактического места жительства, дата регистрации и номер телефона для связи.
3. Воинский учет.
С 2022 года эта часть карточки не заполняется. Необходимые сведения заносятся в форму 10, утвержденную Минобороны.
4. Прием и переводы.
Сюда просто дублируются записи трудовой книжки. На каждой строке проставляется подпись работника.
5. Аттестация.
В таблице перечисляются все пройденные контрольные процедуры, в том числе дата и итоги аттестации, реквизиты протокола и решения комиссии.
6. Повышение квалификации.
Заполняем вид обучения (например, курсы), длительность (даты начала и окончания), название учебного центра, реквизиты свидетельства или удостоверения, основание для оформления подтверждающего документа (экзамен, собеседование и т. п.).
7. Профессиональная переподготовка.
Нужно проставить даты обучения, какая специальность была освоена, документ об успешном завершении переподготовки и основание для его выдачи.
8. Награды.
Перечисляем полученные звания и поощрения, а также данные о приказах по их присуждению.
9. Отпуск.
В этом разделе указываются все виды отпусков специалиста, которые он получал за время работы в организации, включая даты, продолжительность в днях, основание. Вносятся только уже фактически использованные периоды отдыха.
10. Льготы.
Здесь отражается информация о праве на льготы со ссылками на соответствующие нормативные акты.
11. Прочие сведения и данные о увольнении.
Работодатель может внести сюда любые факты о работнике, имеющие важность для конкретного предприятия.
Личная карточка заканчивается сведениями об увольнении, среди которых дата, реквизиты приказа, подписи специалиста по кадрам и самого сотрудника.
Как поступить с Т-2?
- Теперь решать это — прерогатива работодателя. Можно:
- продолжать вести или отказаться;
- использовать бумажную или электронную форму;
- знакомить сотрудников с информацией в карточке или просто заполнять ее для внутреннего пользования.
Но имейте в виду:
Если оставить карточки, но оформлять их в упрощенном виде, то следует прописать этот момент во внутреннем порядке кадрового делопроизводства.
Правила хранения придется соблюдать, как и раньше. В таких формах отражаются персональные данные сотрудников, а значит, разрешение работать с ними может быть предоставлено только ответственному специалисту отдела кадров. Бумажные варианты нужно держать в запертом шкафу или сейфе, а электронные — на компьютере с защитой от посторонних лиц.
Как отказаться от ведения личных карточек?
1. Назначить дату, с которой прекращается оформление Т-2.
2. Издать приказ и ознакомить с ним персонал предприятия (под подпись).
3. Внести необходимые изменения во внутренние нормативные акты.
4. Отправить личные карточки на архивное хранение. Срок установлен приказом Росархива 236 от 20.12.19 и зависит от времени заполнения: для карточек, заполненных до 1 января 2003 года, — 75 лет, для заполненных после 1 января 2003 года — 50 лет.
Что грозит работодателям при нарушениях в обращении с формами Т-2?
Отказ от ведения и ошибки в заполнении не повлекут никаких последствий. Но их следует ожидать при выявлении следующих фактов:
1. Не выполнялись требования к хранению персональных данных сотрудников, что привело к случайному или преднамеренному доступу к ним посторонних лиц.
Согласно КоАП РФ (статья 13.11, пункт 6), предусмотрено наказание в виде штрафа: до 40 тысяч рублей — для ИП, до 100 тысяч рублей — для организаций.
2. Не соблюдался порядок работы с документами, находящимися в архиве.
Согласно КоАП РФ (статья 13.20), предусмотрено наказание в виде штрафа в размере до 10 тысяч рублей.
Постановлением Правительства РФ 336 от 10.03.22 в 2022 году на надзорные проверки установлен мораторий.
Но работодатели обязаны все равно вести кадровое делопроизводство как положено. Если сотрудник узнает, что данные его личной карточки попали к третьим лицам, то вправе обратиться в прокуратуру. В этом случае может быть проведена внеплановая проверка, а работодатель привлечен к ответственности.