Мы в социальных сетях
Мессенджеры
Разберемся, что представляет собой личная карточка работника Т-2 и обязательно ли работодателям продолжать оформлять ее в 2022 году. Подробно покажем, как правильно заполнять такую форму, если Вы все-таки намерены вести ее и дальше, а также как грамотно оформить отказ от данной работы.
Под личной карточкой работника подразумевается кадровый документ, в котором аккумулируются все сведения о соответствующем сотруднике предприятия. Для него специально разработана форма Т-2 (утверждена распоряжением Росстата).
Личная карточка содержит следующую информацию:
Хотя существует официальная форма Росстата, с 2013 года всем работодателям дали право вносить в нее необходимые корректировки: удалять некоторые лишние блоки, добавлять собственные пункты, делать другие изменения, которые кажутся им целесообразными. Причем допускается не просто менять что-то в имеющемся утвержденном документе, но и разрабатывать полностью свой с учетом актуальных запросов и норм.
Требование о заведении личной карточки работника и использовании для этих целей формы Т-2 содержалось в нескольких нормативных актах:
С 01.09.21 в России действует новый порядок оформления трудовых книжек. В редакции Приказа Минтруда 320н от 19.05.21, заменившей Постановление 225, личные карточки по форме Т-2 больше не упоминаются.
Кроме того, с 08.01.22 для воинского учета сотрудников предписано пользоваться формой 10, которая введена Инструкцией Минобороны России (в редакции Приказа 700 от 22.11.21). С указанного момента заполнение личной карточки Т-2 перестало быть необходимым.
1. Систематизация и хранение данных.
По сути, личная карточка — это своеобразное досье, которое оформляется на каждого действующего сотрудника предприятия. В ней собирается и в сжатой форме отображается вся важная информация. Например, в личной карточке можно найти паспортные данные и адрес регистрации, номер диплома и специальность, сведения о семье и даже о владении иностранными языками.
Доступ к информации в личной карточке получают сотрудники отдела кадров. В частности, это может потребоваться для назначения льгот работнику по составу семьи. Иногда она нужна бухгалтерии, так как именно в Т-2 содержатся сведения, позволяющие провести работнику какие-либо дополнительные выплаты. А если в личной карточке занесены данные об особой квалификации специалиста, это может стать основанием для его перевода на более высокую должность или для расширения полномочий и функций.
2. Документирование изменений.
В Т-2 должны отражаться любые важные сведения о сотруднике — дата приема на работу, перевод на другую должность, поощрения и награды. Конечно, каждое такое событие сопровождается пакетом другой документации — приказами, актами, графиками и т. п. Однако только в личной карточке можно увидеть всю совокупность фактов и изменений, имеющих важность для трудовой деятельности и карьеры работника в данной компании. Вся история показана хронологически.
Если хранить информацию в единой форме Т-2, то удастся избежать недоразумений, конфликтов и иных неприятных ситуаций. В случае утери большой объем сведений получится восстановить.
Любое изменение в кадровых данных работник заверяет личной подписью непосредственно в своей личной карточке. Это подтверждает своевременное ознакомление с соответствующими решениями, а также согласие с ними.
3. Ведение отчетности для статистики и анализа.
По сведениям из Т-2 вполне можно судить об объеме и качестве кадровых ресурсов организации. Тщательно изучив имеющиеся данные в личных карточках работников, легко понять, каков уровень квалификации персонала, есть ли значительные продвижения по карьерной лестнице. Такие знания помогут компании развиваться и принимать правильные управленческие решения.
Но ведение Т-2 теперь необязательно. Каждый работодатель самостоятельно оценивает для себя целесообразность дополнительного учета посредством личных карточек сотрудников. Именно такое разъяснение дал Роструд на своем портале «Онлайнинспекция.рф».
Предусмотрены два варианта формы: стандартная Т-2 и особая Т-2ГС (МС), разработанная специально для государственных (муниципальных) служащих. Оба бланка похожи, единственное отличие — в указании в форме для госслужащих стажа работы именно в государственных органах, так как от этого зависит назначение надбавок за выслугу лет, а в дальнейшем — доплат к пенсии.
Приводим пошаговую инструкцию.
1. Шапка формы.
На первой строке указываем полное наименование организации-работодателя, а в ячейке справа — код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Далее проставляем в таблице:
2. Общие сведения.
Наверху вписываем номер и дату трудового договора.
Затем заполняем ФИО конкретного сотрудника, а остальную личную информацию — уже вместе с кодами по соответствующим классификаторам в специальной табличке справа:
Далее идет таблица, в которой нужно перечислить учебные заведения, полученные специальности, годы окончания, номера дипломов. Дополнительно направление подготовки и профессия приводятся в виде кодов по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) и по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), соответственно.
В раздел «Общие сведения» также попадает информация:
3. Воинский учет.
С 2022 года эта часть карточки не заполняется. Необходимые сведения заносятся в форму 10, утвержденную Минобороны.
4. Прием и переводы.
Сюда просто дублируются записи трудовой книжки. На каждой строке проставляется подпись работника.
5. Аттестация.
В таблице перечисляются все пройденные контрольные процедуры, в том числе дата и итоги аттестации, реквизиты протокола и решения комиссии.
6. Повышение квалификации.
Заполняем вид обучения (например, курсы), длительность (даты начала и окончания), название учебного центра, реквизиты свидетельства или удостоверения, основание для оформления подтверждающего документа (экзамен, собеседование и т. п.).
7. Профессиональная переподготовка.
Нужно проставить даты обучения, какая специальность была освоена, документ об успешном завершении переподготовки и основание для его выдачи.
8. Награды.
Перечисляем полученные звания и поощрения, а также данные о приказах по их присуждению.
9. Отпуск.
В этом разделе указываются все виды отпусков специалиста, которые он получал за время работы в организации, включая даты, продолжительность в днях, основание. Вносятся только уже фактически использованные периоды отдыха.
10. Льготы.
Здесь отражается информация о праве на льготы со ссылками на соответствующие нормативные акты.
11. Прочие сведения и данные о увольнении.
Работодатель может внести сюда любые факты о работнике, имеющие важность для конкретного предприятия.
Личная карточка заканчивается сведениями об увольнении, среди которых дата, реквизиты приказа, подписи специалиста по кадрам и самого сотрудника.
Но имейте в виду:
Если оставить карточки, но оформлять их в упрощенном виде, то следует прописать этот момент во внутреннем порядке кадрового делопроизводства.
Правила хранения придется соблюдать, как и раньше. В таких формах отражаются персональные данные сотрудников, а значит, разрешение работать с ними может быть предоставлено только ответственному специалисту отдела кадров. Бумажные варианты нужно держать в запертом шкафу или сейфе, а электронные — на компьютере с защитой от посторонних лиц.
1. Назначить дату, с которой прекращается оформление Т-2.
2. Издать приказ и ознакомить с ним персонал предприятия (под подпись).
3. Внести необходимые изменения во внутренние нормативные акты.
4. Отправить личные карточки на архивное хранение. Срок установлен приказом Росархива 236 от 20.12.19 и зависит от времени заполнения: для карточек, заполненных до 1 января 2003 года, — 75 лет, для заполненных после 1 января 2003 года — 50 лет.
Отказ от ведения и ошибки в заполнении не повлекут никаких последствий. Но их следует ожидать при выявлении следующих фактов:
1. Не выполнялись требования к хранению персональных данных сотрудников, что привело к случайному или преднамеренному доступу к ним посторонних лиц.
Согласно КоАП РФ (статья 13.11, пункт 6), предусмотрено наказание в виде штрафа: до 40 тысяч рублей — для ИП, до 100 тысяч рублей — для организаций.
2. Не соблюдался порядок работы с документами, находящимися в архиве.
Согласно КоАП РФ (статья 13.20), предусмотрено наказание в виде штрафа в размере до 10 тысяч рублей.
Постановлением Правительства РФ 336 от 10.03.22 в 2022 году на надзорные проверки установлен мораторий.
Но работодатели обязаны все равно вести кадровое делопроизводство как положено. Если сотрудник узнает, что данные его личной карточки попали к третьим лицам, то вправе обратиться в прокуратуру. В этом случае может быть проведена внеплановая проверка, а работодатель привлечен к ответственности.
Поделиться
