Этот документ представляет собой описание работодателем своего сотрудника. В частности, в нем дается оценка проявленным личностным и деловым качествам конкретного специалиста.
Зачем она нужна и кто обязан ее оформлять?
Раньше характеристики с предыдущего места трудоустройства требовались очень часто. В настоящее время подобные запросы опять становятся актуальными. Причина проста — работодатели опасаются принимать в штат непроверенных специалистов. Помимо рассмотрения кандидатур на новые вакансии, документальное мнение о работнике может понадобиться в других случаях. Например, самые частые:
- получение кредита в банке;
- судебные разбирательства;
- оформление опекунства или усыновление в органах опеки;
- аттестация преподавателей в образовательных учреждениях.
Характеристику на специалиста разрешается выдавать как непосредственно по его личному обращению, так и при официальных запросах сторонних организаций.
Требование по срокам
Согласно Трудовому кодексу РФ, статье 62, предприятие обязано оформить и предоставить характеристику на сотрудника в течение 3 рабочих дней после поступления соответствующего письменного запроса. Данное правило распространяется и на действующих работников, и на тех, с кем трудовые отношения уже прекращены.
Кроме самого сотрудника и внешних организаций, характеристику вправе затребовать внутренние службы компании. Основанием для такого запроса может стать поиск достойных претендентов:
- на перевод на другую (как правило, вышестоящую) должность;
- для включения в кадровый резерв;
- для выполнения особого поручения или ответственного задания;
- для аттестации.
Положительные характеристики могут сыграть свою роль также в расследованиях служебных происшествий, в ходе урегулирования конфликтных ситуаций и т. п.
Рекомендация
Поручайте писать характеристику тому, кто знает сотрудника лучше. Это может быть, например, специалист отдела кадров или непосредственный руководитель.
Единых образцов, утвержденных шаблонов и нормативных требований по порядку написания характеристик не разработано. Поэтому стоит придерживаться общих правил и практических норм, принятых в оформлении подобных официальных бумаг.
Принципы составления характеристики по месту работы
При запросе данного документа внешними получателями его следует распечатывать только на официальном бланке предприятия.
Важно не перепутать характеристику на сотрудника с его биографией. В описании необходимо касаться только периода работы в конкретной компании. В частности, упоминаются полученные навыки, достижения, показанные личные качества и знания.
В целом, бланк характеристики визуально делится на три части. Первая и последняя — это оформление, а вторая содержит основную информацию о работнике.
Данные излагаются в следующем порядке:
- Анкетные: специальность, когда был принят и стаж работы.
- Трудовые: уточняется характер служебной деятельности, имеющиеся заслуги или, наоборот, проступки.
- Личные: описываются те качества, которые прямо влияют на уровень профессионализма работника.
- В конце дается краткое примечание: характеристика составлена для предъявления по месту требования. Ставится подпись руководителя и печать компании.
Как соблюсти принцип достаточности и необходимости?
При написании характеристик на работников ответственные лица могут столкнуться с трудностями. По законодательству персональные данные охраняются государством. Нельзя указывать избыточные сведения, для чего при составлении документа нужно ориентироваться на положения федерального закона 152, статью 5, пункт 5.
Помните: указывать следует не больше того, что требуется по запросу. Не пишите о семейном положении, количестве детей и о других вопросах личного характера. К рабочей характеристике эти сведения отношения не имеют.
Если запрашивается именно такая информация, необходимо действовать так:
- оценить правомерность требований;
- если закон в принципе допускает предоставление этих данных, то, возможно, понадобится получить письменное согласие от работника.
В некоторых случаях особое разрешение на передачу персональных данных брать не нужно, в том числе:
- Если сведения запрашивает Фонд социального страхования или Пенсионный (федеральный закон 27 от 01.04.96, статья 9).
- Когда данные передаются в налоговые органы (Налоговый кодекс, статьи 24 и 431).
- При получении законных требований полиции (3-ФЗ от 07.02.11, статья 13, часть 1, пункт 4).
- При поступлении запроса от прокуратуры (закон 2201-1, статья 4, пункт 2.1).
- Если сведения нужны судебному приставу в рамках исполнительного производства (229-ФЗ, статья 64, часть 1, пункт 2 и статья 65, часть 10, а также 118-ФЗ от 21.07.97, статья 12, пункт 2 и статья 14, пункт 2).
Пример запроса на личные данные о работниках
Областным отделом ЗАГС реализуется программа «Семья». Для включения в конкурс учреждение направило работодателям письма с просьбой предоставить сведения и характеристики на сотрудников с тремя и более детьми.
Как отражать положительные и отрицательные качества?
Самое главное в рабочих характеристиках — объективность. Описание сотрудника может быть не только хорошим. Иногда, наряду с достоинствами, указывается на непрофессиональное отношение к обязанностям либо на черты характера, которые мешали работе и создавали напряженность в коллективе.
Важно: работодатель не обязан получать одобрение работника на текст документа. Если сотрудник уверен, что описание неправдиво, то может отправить предприятию письменную претензию с указанием на предвзятые и недостоверные сведения. Кроме того, характеристику допускается оспаривать и в суде.