Очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков определяется до наступления нового календарного года. Соответствующий график согласуется как минимум за 2 недели до 1 января. В некоторых случаях данный документ приходится впоследствии корректировать. Расскажем, когда это необходимо и как это сделать.
Зачем составляется?
Работодатель и сотрудники обязаны разрабатывать план ухода в отпуск и следовать ему в течение срока действия. Такой подход призван гарантировать соблюдение интересов обеих сторон трудовых отношений. Работодателю удается распределить время отдыха сотрудников без ущерба текущей работе предприятия. Персонал получает положенные ему оплачиваемые перерывы в трудовой деятельности.
Что нужно учитывать?
В этом вопросе, в целом, важно руководствоваться производственной целесообразностью. Помните, что согласно Трудовому кодексу РФ:
- Желание самого работника значения не имеет (статья 123).
- График не распространяется на «льготников». Им предоставляется оплачиваемый отпуск по фактическому обращению. Соответствующая отметка об изменении в графике и основание (приказ) проставляются в специальной графе формы Т-7.
- При наличии профсоюза отпуска предоставляются, в том числе, исходя из его мотивированного мнения (статья 372).
Если в график вносятся изменения, они должны быть утверждены в порядке, который использовался при составлении первоначальной версии.
Совет
Мнение профсоюза — не определяющее. От работодателя требуется лишь передать проект графика на формальное согласование и дождаться письменного ответа. Но даже если профсоюз посчитал очередность отпусков несправедливой, это не станет препятствием для окончательного утверждения имеющегося графика.
Как отдыхают льготные категории?
В соответствии со статьей 124 ТК РФ разрабатывается единый график отпусков. В нем указываются все работники без исключения: основные и совместители, льготники и удаленщики. Однако по тем, кто может не выполнять график и уходить в отпуск в любое время, изменения оформляются в особом, упрощенном порядке.
Остальные сотрудники могут использовать свое право на оплачиваемый отдых только в сроки, установленные в графике. Но изменения в очередности тоже возможны — при приеме дополнительных сотрудников, при сдвиге сроков по инициативе работодателя или работника. Правила корректировки зависят от причины.
Что делать при появлении новых сотрудников?
Статья 122 ТК РФ допускает два варианта:
- Издать приказ о дополнениях по принятым лицам. Менять и утверждать исправленную версию графика нужно так же, как и основной документ. Например, если на предприятии создан профсоюз, придется предварительно запросить мотивированное мнение первичной организации.
- Оставить плановый годовой график в прежнем виде. В этом случае при уходе нового работника в отпуск нужно издать отдельный приказ. Информацию о сотруднике следует отразить в рабочем варианте графика. Для этого нужно внести дополнительную позицию по работнику, а затем отметить фактические даты отпуска в форме Т-7.
Совет
Если принято решение действовать по второму варианту, то для представления оплачиваемого отдыха потребуется личное заявление от работника, завизированное руководителем. В данном случае не применяется часть 3 статьи 124 ТК РФ и работодателю необязательно сообщать сотруднику о будущем отпуске за 2 недели до его начала.
Меры по переносу сроков по инициативе работника
Жизненные обстоятельства иногда заставляют сотрудников брать отпуск раньше или позже запланированного. Для этого им нужно подать заявление на имя руководителя с просьбой поменять даты в графике и привести веские обоснования для подобного обращения. Это не гарантия, что работодатель пойдет навстречу и нарушит уже согласованную очередность отпусков. Но такое возможно.
Причем в некоторых ситуациях перенос сроков в графике обязателен. Такие случаи перечислены в статье 124 ТК РФ. Работодатель должен передвинуть отпуск, если:
- работник заболел непосредственно до или уже во время оплачиваемого периода отдыха;
- не выплатил отпускные;
- вовремя не уведомил о предстоящем отпуске.
Изменение графика происходит в следующем порядке:
- Работник обращается к руководителю организации и просит перенести даты оплачиваемого отпуска. Для этого составляется официальное письменное заявление, в котором должны быть приведены основания для изменений. Документ следует завизировать у непосредственного начальника.
- Генеральный директор рассматривает заявление сотрудника. Если одобряет, то ставит на обращении свою визу и направляет для исполнения в отдел кадров предприятия.
- Ответственный специалист по персоналу готовит приказ об установлении других дат отпуска для конкретного работника, а затем предоставляет его руководителю организации для подписи. В форме Т-7 заполняются графы 8 и 9.
Как изменить график отпусков по инициативе работодателя?
Такая ситуация может возникнуть по разным причинам:
- решение особых производственных задач;
- необходимость исполнения сотрудником государственных обязанностей во время ранее назначенного отпуска (к примеру, работа в качестве члена избирательной комиссии).
Но стоит помнить — работник не обязан соглашаться на предложение работодателя и вправе уйти отдыхать по действующему графику. Принудительно отзывать из отпуска тоже нельзя — согласно статье 125 ТК РФ это можно сделать исключительно по доброй воле сотрудника.
Алгоритм изменения графика предусматривает, в первую очередь, получение согласия работника. Только после этого издается приказ о новых сроках отпуска и вносятся соответствующие сведения в форму Т-7, графы 8 и 9.
Совет
При намерениях перенести сроки отпуска кадровикам нужно не забывать о статье 124 ТК РФ. По ней запрещено оставлять сотрудника без отпуска в течение двух лет подряд.
Полезная информация
Знакомить сотрудников с изначальным графиком отпусков, а также с внесенными в него изменениями, в том числе под подпись, не обязательно. Именно такое мнение выразил Минтруд в своем письме от 09.12.20.
Приказы, которыми переносились сроки отпусков сотрудников, необходимо хранить 5 лет. Это правило отражено в приказе Росархива от 20.12.19, пункте 434.