Как составить отказ кандидату, чтобы избежать судебного разбирательства

Специалистам отдела кадров нередко приходится составлять отказы кандидатам по результатам собеседований. Документ является официальным и законом не запрещен. Важно, чтобы он был обоснованным и не содержал дискриминационных признаков (ст. 64 ТК РФ). Отказ составляется в письменном виде после поступления соответствующего запроса от кандидата. Срок подготовки ответа — 7 дней. Этого вполне достаточно, чтобы компания смогла подтвердить полноту и обоснованность причины, по которой не может принять соискателя на вакантную должность.

Неправомерный отказ в заключении трудового соглашения оспаривается в судебном порядке. При обоснованности претензий соискателя работодатель может быть привлечен к административной ответственности и компенсации морального вреда (ст. 5.27, 5.62 КоАП РФ). В отдельных случаях должностным лицам грозит уголовная ответственность (ст. 144.1, 145 УК РФ). А в теории, которая пока не поддерживается на практике, но ради которой судятся соискатели, — обязанность принять кандидата на работу и компенсировать причиненный моральный ущерб.

Причины отказа кандидату

Фактическая причина отказа может быть любой:

Справка

Необоснованный отказ — отказ по дискриминационным признакам, которые не связаны с деловыми качествами кандидата (ст. 64 ТК РФ).

Дискриминация — ограничение в праве на труд (либо предоставление преимущественного права) в зависимости от возраста, пола, цвета кожи, расы, языка, национальности, имущественного, социального и семейного положения, религиозных убеждений, принадлежности (непринадлежности) к социальным группам или общественным объединениям (ст. 3 ТК РФ).

Деловые качества — возможность лица выполнять определенную работу с учетом имеющихся качеств (п. 10 ПП ВС РФ № 2 от 17.03.2004):

Кадровикам нужно знать причины, не относящиеся к деловым качествам, но по которым нельзя отказывать в приеме на работу (ТК РФ):

1. Кандидат не соответствует должности по уровню образования, компетенции, опыту. Речь идет о деловых качествах, за которые работодателя не могут осудить.
2. Соискатель не оправдывает представлений будущего руководителя, других сотрудников и даже возможных клиентов. Например, кандидат психологически неустойчивый, демонстрирует развязное и неадекватное поведение. Или, наоборот, он скрытный и зажатый, не подходит по полу, возрасту или внешним данным. Но такие причины квалифицируются законом как дискриминация со стороны работодателя, за которую может наступить ответственность.
3. Кандидат не соответствует требованиям для занятия определенной должности или выполнения конкретной работы ввиду объективных причин, отраженных в законе. Например, пол, возраст, состояние здоровья, наличие или отсутствие определенного права. В таких случаях претендент не может быть взят на работу даже при желании руководителя.
4. квалификационных (в той или иной профессии, квалификации или специальности);
5. личностных (уровня образования, состояния здоровья, опыта по специальности или в определенной отрасли).

   Отказ кандидату по требованию закона

   

   Документ должен быть оформлен в силу закона в случаях, когда соискатель не соответствует требованиям:

   С юридической стороны составить письменный отказ соискателю можно по двум причинам:

   Таким образом, если соискатель вам не подходит, но обосновать отказ нечем, у вас 3 варианта:

   Внимательно ознакомьтесь с кадровыми документами предприятия, а также нормами законодательства касательно приема на работу и в сфере деятельности вашей организации. К бумагам, с помощью которых можно определить несоответствие кандидата деловым качествам, относятся:

   Помните, что организация может требовать от кандидата опыта, прав и компетенции только для выполнения обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Например, нельзя отказать менеджеру на основании отсутствия у него водительского удостоверения категории В, если его будущая работа не связана с разъездами. Такой отказ считается необоснованным.

   Совет

   Если на должность претендует несколько человек, подходящих по деловым качествам, остановитесь на одном. Прием на работу — право, а не обязанность работодателя, поэтому вы можете выбирать.

   Письменный отказ должен быть емким, с четко отраженными причинами принятия такого решения и ссылками на статьи закона. Чем более субъективно нейтральным он смотрится, тем лучше. Не нужно указывать в документе, что соискатель показал отличные результаты на собеседовании и подходит по деловым качествам. Не стоит обещать рассмотрения его резюме в будущем. Комплименты и вежливые отказы хорошо подходят только для личного общения, но не для письменных ответов, поскольку это может быть использовано против вас в суде.

   Ответственность за необоснованный отказ

   При любом из нарушений предусмотрена и компенсация морального ущерба в размере, который определит суд. А также дисциплинарное взыскание для должностного лица — замечание, выговор или увольнение (ст. 192, 193 ТК РФ).

   Важно!

   Отказ на отклик соискателя на сайте не является дискриминацией при приеме на работу, даже если он соответствует должности по деловым качествам. От соискателя не поступил письменный запрос на получение разъяснений, а компания не обязана закрывать все имеющиеся вакансии.

   • женщинам на основании беременности или наличия несовершеннолетних детей;
   • приглашенным в порядке перевода с другой работы (в письменной форме), в течение месяца с момента увольнения с прежней должности;
   • избранным на должность;
   • выбранным по конкурсу на замещение должности;
   • гражданам, в отношении которых судом вынесено положительное решение о необходимости подписания трудового договора;
   • инвалидам, которые принимаются на работу за счет действующих квот (ФЗ №1032-1 от 19.04.1991).
     • по возрасту — например, он несовершеннолетний, а вакансия предусматривает полный рабочий день или связана с вредными условиями (ТК РФ, ПП РФ № 163 от 25.02.2000);
     • по половому признаку — например, если такая работа запрещена женщинам (Приказ Минтруда №512н от 18.07.2019);
     • при наличии ограничений или запретов занимать определенные должности либо принимать участие в той или иной деятельности — например, соискатель не предъявил необходимые документы, не прошел медосмотр, был осужден или дисквалифицирован, является иностранцем и рассматривается по квоте на должность главного бухгалтера (ТК РФ, ст. 47 УК, ст. 3.11 КоАП, ФЗ №115 от25.07.2002).
     • несоответствие деловым качествам без признаков дискриминации;
     • обстоятельства, не зависящие от организации и кандидата, но прямо предусмотренные законодательством.
     1. Принять на работу.
     2. Найти, по каким нормам закона или деловым качествам кандидат все же не подходит на должность.
     3. Отказать в связи с закрытием вакансии. Отобрать еще одного кандидата и оформить его на работу, после чего сообщить соискателю о прекращении конкурса в связи с наймом другого человека.
     • типовое трудовое соглашение для конкретной позиции;
     • должностная инструкция;
     • квалифицированные требования к должности, определенные законодательством (профстандарты, ЕТКС, ЕКС и т. д.).
     1. Непредставление разъяснения об отказе в приеме на работу по запросу соискателя — предупреждение либо штраф от 1000 до 5000 руб. для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).
     2. Дискриминация в трудовых отношениях — штраф от 1000 до 3000 руб. для граждан (ст. 5.62 КоАП РФ).
     3. Отказ в приеме на должность женщине (беременной или имеющей ребенка до 3 лет) по мотивам, связанным с материнством, — штраф до 200 000 руб. либо удержание заработка на срок до 18 мес., обязательные работы до 360 ч. для должностных лиц (ст. 145 УК РФ).
     4. Отказ кандидатам предпенсионного возраста (за 5 лет до назначения страховой пенсии) — штраф до 200 000 руб. либо удержание заработка на срок до 18 мес., обязательные работы до 360 ч. для должностных лиц (ст. 144.1 УК РФ).